Aktia Bank Abp
Börsmeddelande
11.9.2025 kl. 15.30
Kallelse till Aktia Bank Abp:s extra bolagsstämma
Aktieägarna i Aktia Bank Abp kallas till en extra bolagsstämma som hålls
torsdagen 2.10.2025 klockan 15.00. Bolagsstämman ordnas utan stämmoplats så sätt
att aktieägarna under stämman fullt ut utövar sin beslutanderätt i realtid genom
datakommunikation och med ett tekniskt hjälpmedel, som ett distansmöte enligt 5
§ i bolagets bolagsordning och enligt 5 kap. 16 § 3 mom. i aktiebolagslagen.
Aktia Bank Abp:s aktieägare och deras ombud kan även utöva sin rösträtt genom
att rösta på förhand. Anvisningarna för förhandsröstning finns i denna kallelse
under rubrik C ”Anvisningar för deltagarna i bolagstämman”.
A. Ärenden som behandlas på bolagsstämman
På bolagsstämman behandlas följande ärenden:
1. Öppnande av stämman
2. Konstituering av stämman
3. Val av protokolljusterare och övervakare av rösträkningen
4. Konstaterande av stämmans laglighet
5. Konstaterande av närvaro vid stämman och fastställande av röstlängden
6. Fastställande av antalet styrelseledamöter
Enligt beslutet från bolagets ordinarie bolagsstämma den 3.4.2025 fastställdes
antalet styrelseledamöter till sju (7). Aktieägarnas nomineringskommitté
föreslår att antalet styrelseledamöter fastställs till sex (6).
7. Val av ny styrelseledamot
Aktieägarnas nomineringskommitté föreslår för den extra bolagsstämman, att
styrelsen kompletteras så att Juha Hammarén väljs till ny styrelseledamot. Den
nya styrelseledamoten kommer att väljas för en mandatperiod som sträcker sig
till slutet av nästa ordinarie bolagsstämma. Närmare information om föreslagen
ny styrelseledamot finns som bilaga till detta meddelande.
Styrelseledamoten Carl Haglund, som valdes in i styrelsen vid ordinarie
bolagsstämman som ordnades den 3.4.2025, har avgått ur styrelsen den 12.6.2025.
Därutöver har den nuvarande styrelseordföranden Matts Rosenberg meddelat till
nomineringskommittén att han kommer att avgå från styrelsen på grund av sin nya
roll som verkställande direktör på Solidium, men att han fortsätter i sin roll
fram till att den extra bolagsstämman avslutas. Övriga styrelseledamöter, det
vill säga, Joakim Frimodig, Maria Jerhamre Engström, Hanne Katrama, Harri
Lauslahti och Sari Somerkallio, fortsätter i sina uppdrag enligt beslutet från
den ordinarie bolagsstämman 3.4.2025.
Juha Hammarén har gett sitt samtycke till uppdraget och bedöms av
nomineringskommittén vara oberoende av bolagets betydande aktieägare. Juha
Hammarén är inte oberoende av bolaget, eftersom han har innehaft olika
ledningsuppdrag i bolaget sedan 2014, bland annat som verkställande direktör
mellan februari 2023 och slutet av maj 2024. De personer som fortsätter i
styrelsen har meddelat att om Juha Hammarén väljs till styrelsen, kommer de att
välja Juha Hammarén till styrelseordförande bland sig. Joakim Frimodig
fortsätter som styrelsens vice-ordförande. Juha Hammaréns utnämning är villkorad
av att Finansinspektionen inte har några invändningar mot utnämningen.
Juha Hammarén ska erhålla det årliga styrelsearvodet enligt beslutet från den
ordinarie bolagsstämman 3.4.2025, proportionerat till längden på hans
mandatperiod, dock så att arvodet utbetalas i sin helhet i pengar.
8. Avslutande av stämman
B. Bolagsstämmohandlingar
Denna stämmokallelse, som innehåller alla beslutsförslag som hänför sig till
föredragningslistan, finns tillgängligt på Aktia Bank Abp:s webbplats
www.aktia.com. Protokollet från stämman finns tillgängligt på ovan nämnda
webbplats senast 16.10.2025.
C. Anvisningar för deltagarna i bolagsstämman
1. Aktieägare som är antecknad i bolagets aktieägarförteckning
Rätt att delta i bolagsstämman har aktieägare som 22.9.2025 har antecknats som
aktieägare i bolagets aktieägarförteckning som förs av Euroclear Finland Oy.
Aktieägare vars aktier är registrerade på deras personliga finska
värdeandelskonton är automatiskt antecknade som aktieägare i bolagets
aktieägarförteckning. Ändringar i aktieägandet efter bolagsstämmans
avstämningsdag påverkar inte rätten att delta i bolagsstämman eller aktieägarens
röstetal vid bolagsstämman.
Anmälningstiden till bolagsstämman inleds 12.9.2025 klockan 10.00. Aktieägare
som är antecknade i bolagets aktieägarförteckning och som vill delta i
bolagsstämman bör anmäla sig till bolagsstämman senast 25.9.2025 klockan 16.00,
vid vilken tidpunkt anmälan ska vara bolaget tillhanda. Aktieägarna kan anmäla
sig till bolagsstämman:
a) på bolagets webbplats
https://www.aktia.com/sv/investerare/bolagsstyrning/bolagsstamma. För den
elektroniska anmälan och förhandsröstningen behövs aktieägarens eller dennes
ombuds starka identifiering med finska, svenska eller danska bankkoder eller
mobilcertifikat;
b) per e-post till Innovatics Oy på adressen egm@innovatics.fi. En aktieägare
som anmäler sig för deltagande, ska till anmälan inkludera anmälningsblanketten
och eventuella förhandsröstningsblanketten som finns tillgänglig på bolaget
webbplats https://www.aktia.com/sv/investerare/bolagsstyrning/bolagsstamma eller
motsvarande information; eller
c) per post till Innovatics Oy till adressen: Innovatics Oy, Bolagsstämma /
Aktia Bank Abp, Banmästargatan 13 A, 00520 Helsingfors. En aktieägare som
anmäler sig för deltagande, ska till anmälan inkludera anmälningsblanketten och
eventuella förhandsröstningsblanketten som finns tillgänglig på bolaget
webbplats https://www.aktia.com/sv/investerare/bolagsstyrning/bolagsstamma eller
motsvarande information.
I samband med anmälan ska aktieägaren och sitt ombud uppge nödvändig information
såsom aktieägarens namn, födelsedatum eller FO-nummer och kontaktinformation,
eventuella biträdets eller ombudets namn och kontaktinformation och ombudets
födelsedatum. De personuppgifter som aktieägarna och deras ombud överlåter till
Aktia Bank Abp eller Innovatics Oy används endast för ändamål som hänför sig
till bolagsstämman och för behandlingen av därtill anknutna registreringar.
Ytterligare instruktioner om användning av ombud och fullmakter beskrivs i C 3
nedan.
Instruktioner om anmälning och förhandsröstning finns under anmälningstiden till
bolagsstämman tillgänglig per telefon på numret +358 10 2818 909 från måndag
till fredag kl. 9.00 till 12.00 och kl. 13.00 till 16.00.
2. Ägare till förvaltarregisterade aktier
Ägare till förvaltarregistrerade aktier har rätt att delta i bolagsstämman med
de aktier på basis av vilka denne skulle ha rätt att på bolagsstämmans
avstämningsdag 22.9.2025 vara antecknad i bolagets aktieägarförteckning som förs
av Euroclear Finland Oy. Deltagande förutsätter ytterligare att aktieägaren på
grundval av dessa aktier senast 29.9.2025 klockan 10.00 har antecknats i den
tillfälliga aktieägarförteckning som upprätthålls av Euroclear Finland Oy. Detta
utgör också anmälan till bolagsstämman för de förvaltarregistrerade aktiernas
del. Ändringar i aktieägandet efter bolagsstämmans avstämningsdag påverkar inte
rätten att delta i bolagsstämman eller aktieägarens röstetal vid bolagsstämman.
Ägare till förvaltarregistrerade aktier uppmanas begära av sin
egendomsförvaltare nödvändiga anvisningar gällande aktieägarens införande i den
tillfälliga aktieägarförteckningen, utfärdande av fullmakter och
röstningsinstruktioner samt anmälande och deltagande i bolagsstämman samt vid
behov om förhandsröstning i god tid. Egendomsförvaltarens kontoförande institut
bör anmäla ägare till förvaltarregistrerade aktier att införas i bolagets
tillfälliga aktieägarförteckning senast vid ovannämnda tidpunkt och bör vid
behov ombesörja att förhandsröstning sker på den förvaltarregistrerade
aktieägarens vägnar inom den anmälningsperiod som gäller för
förvaltarregistrerade aktier.
3. Ombud och fullmakter
Aktieägare kan delta i bolagsstämman och där utöva sina rättigheter på
bolagsstämman genom ombud. Aktieägarens ombud kan även rösta på förhand i
enlighet med de instruktioner som presenteras i denna kallelse, om de så önskar.
Ombudet ska personligen identifiera sig med stark identifiering i det
elektroniska anmälningsregistret och ifall denne vill även i
förhandsröstningstjänsten, varefter ombudet kan anmäla sig och förhandsrösta för
den aktieägares räkning som ombudet företräder. Aktieägarens ombud ska visa upp
en daterad fullmakt eller på annat tillförlitligt sätt visa sin rätt att
företräda aktieägaren på bolagsstämman. Representationsrätt kan påvisas genom
att utnyttja fullmaktstjänsten tillgänglig på den elektroniska
förhandsröstningstjänsten på Suomi.fi.
Modell för fullmakt och röstningsinstruktioner finns tillgängliga på bolagets
webbplats på https://www.aktia.com/sv/investerare/bolagsstyrning/bolagsstamma.
Om en aktieägare företräds av flera ombud på bolagsstämman, vilka företräder
aktieägaren med aktier som förvaras på olika värdeandelskonton, ska det i
samband med anmälan uppges med vilka aktier varje ombud företräder aktieägaren.
Eventuella fullmakter ska primärt sändas som bilaga i samband med elektronisk
anmälning eller alternativt per post till adressen Innovatics Oy,
Bolagsstämma/Aktia Bank Abp, Banmästargatan 13 A, 00520 Helsingfors eller per e
-post till egm@innovatics.fi innan anmälningstidens utgång. Förutom att lämna in
fullmaktshandlingar ska aktieägaren eller dennes ombud se till att denne anmäler
sig till bolagsstämman på det sätt som beskrivs ovan i denna kallelse.
4. Anvisningar för deltagande
Aktieägare som har rätt att delta i bolagsstämman kan delta i stämman på distans
och utöva sina aktieägarrättigheter fullt ut och i realtid under stämman via
distansanslutning eller genom att förhandsrösta.
Distansslutning till bolagstämman sker via Inderes Oyj:s virtuella
bolagsstämmatjänst på Videosync-plattformen, som inkluderar video- och
ljudanslutning till bolagsstämman. Deltagande i distansmötet kräver ingen betald
programvara eller nedladdningar. För att delta krävs en internetanslutning och
en dator, smartphone eller surfplatta med högtalare eller hörlurar för
ljuduppspelning och en mikrofon för att ställa frågor eller lämna kommentarer.
Det rekommenderas att använda de senaste versionerna av de vanligaste
webbläsarna för att delta.
Länken och lösenordet för fjärrdeltagande skickas via e-post och/eller sms till
den e-postadress och/eller det mobilnummer som angetts vid registreringen till
alla som har registrerat sig för bolagsstämman senast dagen före bolagsstämman.
Det rekommenderas att logga in i mötesystemet i god tid före mötets början.
Mer detaljerad information om bolagsstämmatjänsten, ytterligare instruktioner
för ombud som företräder flera aktieägare, tjänsteleverantörens kontaktuppgifter
och instruktioner för eventuella störningar finns på
https://b2b.inderes.com/sv/knowledge-base/inderes-agm-lösningar. En länk för att
testa kompatibiliteten mellan din dator, smartphone eller surfplatta och din
nätverksanslutning finns på https://demo.videosync.fi/agm
-compatibility?language=fi. Det rekommenderas att bekanta sig med de detaljerade
instruktionerna för deltagande innan bolagsstämman börjar.
Om problem uppstår under bolagsstämman uppmanas aktieägarna att omedelbart
kontakta bolagsstämmans tjänsteleverantörs supportteam. För frågor om inloggning
till stämman finns hjälp tillgänglig per telefon på +358 10 2818 909 eller via e
-post på egm@innovatics.fi. Om aktieägaren stöter på problem med att följa
stämman, utöva sin yttranderätt eller rösta under stämman, aktieägaren kan ringa
+358 20 729 1449 eller skicka ett e-postmeddelande till support@videosync.fi.
5. Förhandsröstning
Aktieägare vars aktier i bolaget är registrerade på dennes personliga finska
värdeandelskonto kan förhandsrösta under perioden 12.9.2025-25.9.2025 gällande
vissa punkter i föredragningslistan för bolagsstämman
a) via företagets webbplats på följande adress
https://www.aktia.com/sv/investerare/bolagsstyrning/bolagsstamma. Inloggningen
till tjänster sker på liknande sätt som beskrivs i rubriken C.1 i denna
kallelse;
b) via post genom att lämna in förhandsröstningsblanketten som finns tillgänglig
på bolagets webbplats eller motsvarade information till Innovatics Oy till
adressen Innovatics Oy, Bolagsstämma/Aktia Bank Abp, Banmästargatan 13 A, 00520
Helsingfors; eller
c) via e-post genom att lämna in förhandsröstningsblanketten som finns
tillgänglig på bolagets webbplats eller motsvarade information till Innovatics
Oy per e-post på adressen egm@innovatics.fi.
Förhandsrösterna ska anlända före förhandsröstningstidens utgång. Att lämna in
röster via e-post eller post före utgången av anmälningstiden och
förhandsröstningstiden anses som anmälan till bolagsstämman, förutsatt att det
innehåller ovanstående information som krävs för registrering.
Aktieägare som har förhandsröstat kan inte utöva sin frågerätt eller kräva
omröstning vid bolagsstämman i enlighet med aktiebolagslagen om denne inte
personligen eller genom ombud deltar vid bolagsstämman i realtid via
distansanslutning.
Förhandsröstning för ägare av förvaltningsregistrerade aktier sker via deras
förvaltarbank. Förvaltarbankens kontoförande institut kan förhandsrösta för
ägare av förvaltarregistrerade aktier i enlighet med de röstningsanvisningar som
lämnats av ägare till förvaltarregistrerade aktier under anmälningstiden för
förvaltarregistrerade aktier.
Beslutsförslag på agendan som är föremål för förhandsröstning anses ha lagts
fram utan ändringar på bolagsstämman.
6. Närmare instruktioner för deltagare i bolagsstämman
Bolagsstämmans officiella språk är svenska, men även finska används delvis vid
stämman. Aktieägare kan göra inlägg och ställa frågor på både svenska och finska
vid bolagsstämman. Det kommer inte att finnas någon simultantolkning vid
stämman.
Aktieägare som är närvarande vid bolagsstämman via realtid genom
distansanslutning har rätt att ställa frågor om de ärenden som ska behandlas vid
stämman i enlighet med 5 kap. 25 § i aktiebolagslagen.
Förändringar i aktieinnehav som sker efter bolagsstämmans avstämningsdag
påverkar inte rätten att delta i bolagsstämman eller aktieägarens röstetal vid
bolagsstämman.
På dagen för denna stämmokallelse uppgår det totala antalet aktier i Aktia Bank
Abp till 73 267 372 aktier, som representerar 73 267 372 röster. På dagen för
denna kallelse innehar bolaget sammanlagt 50 791 egna aktier. Aktier som innehas
av bolaget på bolagsstämmans avstämningsdag kan inte användas för att utöva
rösträtt vid extra bolagsstämman.
Helsingfors, 11.9.2025
AKTIA BANK ABP
STYRELSEN
Bilaga 1: information om föreslagen ny styrelseledamot
Ytterligare information:
Matts Rosenberg, styrelseordförande, kommentarförfrågningar: Aktias
kommunikationsdirektör Mia Smeds, tfn 044 546 0379, e-post viestinta (at)
aktia.fi
Ari Syrjäläinen, chefsjurist, tfn. 010 247 6350
Distribution
Nasdaq Helsinki Oy
Centrala nyhetsmedier
www.aktia.com
Aktia är en finländsk kapitalförvaltare, bank och livförsäkrare som har skapat
välstånd och välfärd generation efter generation redan under 200 års tid. Vi
tillhandahåller våra kunder digitala tjänster i ett flertal kanaler och ger
personlig service på våra verksamhetsställen i huvudstadsregionen samt i Åbo-,
Tammerfors-, Vasa- och Uleåborgsregionerna. Vår belönade kapitalförvaltnings
fonder säljs även internationellt. Vi sysselsätter ca 850 personer på olika håll
i Finland. Aktias förvaltade kapital (AuM), brutto uppgick 30.6.2025 till 15,9
miljarder euro och balansomslutningen till 12,2 miljarder euro. Aktias aktie
noteras på Nasdaq Helsinki Oy (AKTIA). aktia.com.